بيانات الوظيفة
- المسمى الوظيفي: مساعد إداري (Administrative Assistant)
- البرنامج: برنامج التوظيف الشامل
- مقر العمل: الخبر – المنطقة الشرقية
- نظام الدوام: دوام كامل
- مقر أداء العمل: من مقر الشركة
- المؤهل العلمي: الدبلوم أو البكالوريوس
- الخبرة المطلوبة: من سنة إلى 3 سنوات
عن الوظيفة
تتركز مهام المساعد الإداري على دعم الأعمال الإدارية والتنظيمية والتشغيلية، والمساهمة في تنظيم ومتابعة الأعمال المكتبية اليومية، مع الاهتمام بدقة البيانات والسجلات والملفات، ودعم عملية التواصل والتنسيق بين أعضاء الفريق.
وتندرج الوظيفة ضمن برنامج التوظيف الشامل، الذي يوفر بيئة عمل داعمة، مع إمكانية توفير التسهيلات المناسبة خلال مرحلة المقابلة وأثناء أداء العمل، بما يتوافق مع احتياجات المرشح الفردية.
المهام والمسؤوليات
- إعداد الخطابات والتقارير والمذكرات والمستندات الإدارية وتنسيقها ومراجعتها.
- إدخال البيانات وتحديث الملفات وقواعد البيانات والسجلات الإلكترونية بشكل مستمر.
- متابعة المكالمات الواردة ورسائل البريد والمراسلات والاستفسارات العامة.
- تنظيم الاجتماعات والمساعدة في حجز القاعات وإرسال الدعوات للمشاركين.
- استقبال الزوار والتنسيق بشأن تصاريح الدخول وتقديم الإرشادات الأساسية عند الوصول.
- متابعة احتياجات المكتب من المستلزمات ومراقبة مستويات المخزون وطلبات التوريد.
- الإسهام في تنظيم وتنفيذ ورش العمل والفعاليات الداخلية والبرامج التدريبية.
- التنسيق والتعاون مع مديري الإدارات والموظفين وفرق الموارد البشرية وتقنية المعلومات وغيرها من الفرق.
- التعامل بصورة مهنية مع الموردين وموردي المستلزمات والزوار والعملاء ومقدمي الخدمات الخارجيين.
المؤهلات والخبرات
- الحصول على دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو الأدب أو أي تخصص ذي صلة، أو ما يعادل ذلك من الخبرة العملية.
- خبرة عملية تتراوح بين سنة و3 سنوات في الأعمال الإدارية أو المكتبية أو خدمة العملاء أو دعم المكاتب الأمامية.
- إجادة التعامل مع برامج Microsoft Office، ومنها Word وExcel وPowerPoint وOutlook، أو Google Workspace.
- امتلاك مهارات قوية في التواصل الشفهي والكتابي.
- القدرة على الكتابة وإدخال البيانات وحفظ السجلات بسرعة ودقة.
- القدرة على تنظيم الوقت وإنجاز أكثر من مهمة في الوقت نفسه.
المهارات والقدرات
- الدقة والاهتمام بالتفاصيل عند التعامل مع المستندات والسجلات.
- القدرة على التكيف مع بيئة عمل متغيرة وديناميكية.
- الاستعداد لتعلم الأنظمة والأدوات الجديدة.
- القدرة على التعاون والعمل ضمن فريق وبناء علاقات إيجابية مع الزملاء.
- المحافظة على سرية معلومات الشركة والموظفين وحمايتها.
- المبادرة في أداء المهام والقدرة على التعامل مع التحديات اليومية وإيجاد الحلول المناسبة.
مسؤوليات الصحة والسلامة والبيئة
- التقيد بالسياسات والإجراءات والمتطلبات المتعلقة بالجودة والصحة والسلامة والبيئة المعتمدة في الشركة.
- استخدام معدات الوقاية الشخصية وأدوات السلامة والمحافظة عليها وفق متطلبات العمل.
- المشاركة في برامج السلامة والتدريب واجتماعات السلامة وتمارين الطوارئ.
- الالتزام بإجراءات الاستجابة للحالات الطارئة وخطط الإخلاء وإجراءات الاستجابة للحرائق والإسعافات الأولية عند توفر التدريب.
- تطبيق الإجراءات التي تساهم في الحد من الأثر البيئي، بما في ذلك التخلص السليم من النفايات والإبلاغ عن التسربات.
- تقديم المقترحات التي تسهم في تحسين وتطوير إجراءات الجودة والصحة والسلامة والبيئة والتحسين المستمر.
بيئة العمل وإمكانية الوصول
تؤكد الشركة حرصها على توفير بيئة عمل شاملة وإجراءات مقابلة ميسرة مع إمكانية توفير التسهيلات المناسبة في مكان العمل وفقًا لاحتياجات المرشح ومنها ترتيبات العمل المرنة والتجهيزات المريحة وبرامج قراءة الشاشة
والمرافق الميسرة أو تعديل جداول العمل
التقديم على الوظيفة
يبدأ التقديم على الوظيفة اعتبارًا من اليوم الأربعاء 1448/04/19هـ، وذلك من خلال الموقع الرسمي للشركة: اضغط هنا للتقديم